La esencia de la gestión documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita.

La cantidad de información que entra y sale cada día en un despacho de abogados es excesiva. Por una parte, la externa (compuesta por cartas, revistas sectoriales y jurídicas, suscripciones, bases de datos, libros nuevos, BOE, boletines autonómicos, e-mails, newsletters electrónicas, sentencias, etc.) y por otra, la interna, es decir, la que genera el propio despacho (dictámenes, boletines informativos, cartas, artículos, etc.).

El sistema de gestión de cada despacho tiene una gran importancia estratégica. Hoy en día, las grandes firmas destacan precisamente por esa capacidad de tener la información que necesitan en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente para, más tarde, recuperarla a tiempo.

La esencia de la gestión del conocimiento y documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita. Es decir, no sólo pensando en los miembros presentes de la firma, sino también para los empleados y colaboradores del futuro, e incluso en los propios clientes.

Los aspectos clave de la gestión documental son los siguientes. En primer lugar, el proyecto de gestión documental, en el que se deben plantear ciertos objetivos como evitar o controlar la creación o recepción de documentos innecesarios, facilitar un acceso efectivo a los documentos, o garantizar un almacenamiento eficiente y económico de los documentos.

Por otro lado, los despachos de abogados deben tener en cuenta los tipos de fuentes de información que llegan al bufete. Así, contamos con las externas (documentación jurídica, manuales de trabajo, revistas especializadas, informes, periódicos sectoriales, webs de interés, etc.). Y con las internas (expedientes de clientes y todos aquellos documentos de la práctica cotidiana y administrativa –correspondencia, facturas, nóminas, dictámenes, demandas, etc.-.). Además, cabe mencionar la información corporativa, que es la que la firma transmite al exterior con su imagen, campañas publicitarias, acciones de marketing, revistas informativas, etc.

Son importantes también las normas y procedimientos internos, que sirven para unificar los criterios de gestión documental del despacho, en toda su dimensión. Estas normas son las que marcan los criterios únicos y más o menos básicos que todos los miembros del equipo humano de la firma tienen que aplicar. Pueden plasmarse tanto en soporte informático como en papel, y el trabajo de su elaboración puede delegarse en un especialista externo, o bien asumirse internamente.

Cabe destacar que, en principio, el profesional más preparado para desempeñar la gestión documental en un despacho es el documentalista. Sin embargo, también puede desempeñar esta función un profesional o administrativo específicamente preparado.

Ahora bien, los avances que se han producido en las infraestructuras y el software de gestión documental han multiplicado las posibilidades en la gestión documental. En la actualidad se dispone de programas que permiten procesar, almacenar y reproducir la información de una forma que hasta ahora resultaba inimaginable.
Se tiende a conseguir utilizar menos papeles con una mayor informatización. En este sentido, es necesario poner en valor las bases de datos jurídicas, que son herramientas fundamentales para la gestión de los archivos y la documentación.

La compañía Iberley se ha conseguido desmarcar en el mercado ofreciendo este servicio con calidad y diferenciándose al incorporar la integración de la base de datos con el software para abogados en la nube, consiguiendo aunar base de datos y software de gestión de expedientes en un mismo servicio.