Gracias al acuerdo con la empresa valenciana Datadec, Synergo! puede ofrecer LegalFacturae una suite de soluciones que permite a su organización automatizar completamente el proceso de Facturación electrónica con Clientes, la Digitalización de facturas de Proveedores, así como la custodia segura de los documentos con capacidad de distribuirlos a través de funcionalidades avanzadas de workflow.

La suite se compone de tres módulos:

expertFirma

Firma electrónica y de manera automatizada las facturas generadas tanto en formato PDF como XaDES-BES y Xades-X-L para para Facturae, GeFactura y CFDI (México).

expertScan

Permite a partir de una factura de proveedor en papel y utilizando un escáner, generar una imagen digital, firmándose electrónica-mente y con el mismo valor legal probatorio. Ademas el proceso puede facilitarse con las funciones avanzadas del software que puede llegar a reconocer la factura recibida con sus datos gracias a técnicas OCR. El software puede leer el proveedor los importes y enviar estos datos directamente a un sistema ERP (compatible con entradas de procesos webservices)

expertCustodia

es el complemento a expertFirma y expertScan, que le ofrece un Servicio de custodia de facturas para sus clientes y personal interno de su organización. Ademas permite dar acceso a proveedores o clientes o a los inspectores de hacienda en caso de un control. ExpertCustodia esta aprobado por hacienda

Compatibilidades ERP

Legalfacturae es compatible con todos los ERP de la familia Microsoft Dynamics (Axapta, Navision), Sap, Sage y sobre todo es compatible con el eco Systema di Datadec XRM.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

• La legibilidad de la factura.

• La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).

• La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica: La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.

• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado: XML

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc. El formato XML permite cargar directamente las facturas en su ERP.

Facturas en formato no estructurado: PDF

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;

• Reducir errores humanos;

• Eliminar costes de impresión y envío postal;

• Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;

• Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;

• Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;

• Facilitar la lucha contra el fraude;

• Usar la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión; (ERP)

• y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.