Nuevos fichajes, acuerdos de confidencialidad, contratos laborales, permisos y protocolos internos de seguridad, son solo algunas de las situaciones y documentos que gestionan a diario los departamentos de RRHH.

Woffu propone a las organizaciones librarse de grandes costes ocultos asumidos en papel, tinta, mensajería y horas de gestión de RRHH dedicadas a procesos engorrosos, gracias a la firma digital integrada a la solución de la gestión del tiempo.

Woffu ha lanzado una nueva funcionalidad en su solución especializada en la gestión eficiente de las vacaciones, ausencias y presencia de los empleados. La nueva función permite facilitar la gestión de la firma de documentos legales de RRHH, simplificando y digitalizando el proceso de firma de documentos entre las empresas y los empleados.

Los boletines informativos, los contratos, las nóminas, las normativas y políticas internas, expedientes de departamentos y, en definitiva, cualquier tipo de documento que el departamento de RRHH necesite compartir con el resto de la empresa puede distribuirse a través de la sección de documentos de la solución para luego ser firmado con toda garantía legal gracias a la nueva funcionalidad recién lanzada, en cooperación con la SaaS especializada “Signaturit”.

Hasta ahora, muchas empresas utilizan métodos muy rudimentarios, lentos y poco eficientes. Como por ejemplo, enviar por mensajería documentos que tienen que firmarse, para que  los traiga después de vuelta otro mensajero. Para muchas empresas, implementar la firma digital a su realidad cotidiana es necesario desde ahora. Pero lo será todavía con más razón en el futuro más inmediato.

“Desde Woffu brindamos la posibilidad de compartir, distribuir y firmar cualquier documento con los empleados/as en un entorno «cloud» y totalmente seguro, desde cualquier momento y lugar y sin necesidad de generar residuos y desplazamientos innecesarios. En definitiva, una funcionalidad que acerca a las empresas a un paso más del trabajo líquido”, comenta Miguel Fresneda, CEO de Woffu

La digitalización de los documentos y la firma digital

Una de las acciones que inevitablemente hay que poner en marcha es la digitalización de documentos, una tarea que puede ayudar muchísimo a simplificar el trabajo, no solo del departamento de Recursos Humanos, sino de la organización al completo.

Y con la digitalización de documentos hay que hablar también de la firma electrónica. Los documentos con firma electrónica son aquellos que, en efecto, están firmados digitalmente. Y que, por tanto, son legalmente válidos. De hecho, la Ley 59/2003 señala que la firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

A través de esta nueva funcionalidad de Woffu, las empresas tienen la posibilidad de compartir, distribuir y firmar cualquier tipo de documento con los empleados y empleadas, haciéndolo desde un entorno cloud, en la nube, y a través de un proceso totalmente seguro. Así, pueden transferirse contratos, nóminas, normativas, expedientes y, en definitiva, cualquier tipo de documento que necesite ser distribuido para su firma.

Al módulo de documentos del que ya disfrutan los usuarios de Woffu, ahora se le añade la opción de compartir todos los documentos necesarios en formato digital, con la posibilidad de solicitar e incluir la firma de los usuarios, de manera individual e incluso de manera secuencial (definiendo el orden de las firmas).

Las ventajas más importantes de la firma digital

Con la firma digital, en lugar de enviar, esperar, firmar físicamente y volver a esperar el retorno de documentos firmados, las empresas podrán reducir pasos y evitar imprimir, enviar, escanear, realizar más copias e intercambiar correos electrónicos; o, si es físicamente, podrán evitar realizar envíos a través de servicios de correos. El proceso de firma digital se puede hacer en un mismo día o momento. Porque, de hecho, gracias a este sistema se agilizan las gestiones, se reduce el riesgo de errores y se eliminan determinados costes ocultos (envíos, sellos, sobres, impresiones, etcétera).

Además, este ahorro de tiempo y recursos se traduce en más minutos y horas disponibles para los equipos de Recursos Humanos. De este modo, pueden emplear su tiempo en otras tareas que exigen de ellos más dedicación y energía. Como por ejemplo, la fidelización y búsqueda de talento, los procesos de contratación o la formación y así, cuidar de su gente.

Acerca de Woffu: www.woffu.com

La startup tecnológica Woffu, creada en 2015 por los emprendedores Miguel Fresneda y Víctor Pérez, ofrece una innovadora solución en la nube para gestionar eficientemente las vacaciones, las ausencias y la presencia de los empleados cumpliendo con la normativa de control horario actual. A pesar de su corta trayectoria, Woffu cuenta ya con una cartera de más de 1.350 clientes en todo el mundo, desde reconocidas startups a grandes empresas. La solución está presente en la mayoría de los países de habla hispana y la previsión durante 2020 es expandirse y abrir mercado en Portugal. El modelo de negocio es de pago por uso con planes que se amoldan a las necesidades de cada empresa. Entre las funcionalidades más utilizadas en la aplicación se encuentra el fichaje digital de los empleados, que permite registrar el número de horas trabajadas y las horas extra, y también saber dónde se encuentran gracias a su sistema de geolocalización.