Para los empleados, es un marco importante que les muestra con toda transparencia lo que está (o no) sujeto a reembolso durante sus desplazamientos profesionales y en qué condiciones y proporciones.

Definición de política de viajes empresariales

La política de viajes de empresa consiste en fijar las normas para los desplazamientos profesionales de los empleados, establecer un marco preciso para definir el presupuesto, supervisar los gastos, los medios de transporte y el alojamiento, así como los procesos de aprobación y validación interna.

En resumen, la definición de una política de viajes de negocios es establecer las normas que deben respetarse durante un desplazamiento profesional. También permite aplicar los contratos negociados con colaboradores (transporte, hoteles, etc.).

La política de viajes empresariales es un documento en el que se establecen todas las normas, lo que la hace especialmente importante. Ayuda a evitar gastos excesivos, innecesarios o inadecuados, y, por lo tanto, actúa como un documento preventivo.

Los empleados pueden consultarla para tomar las decisiones correctas durante sus desplazamientos, al igual que el director financiero y los contables de la empresa pueden utilizarlo para validar o rechazar una nota de gastos y justificar así su decisión ante un empleado.

¿Cómo aplicar una buena política de viajes empresariales?

La elaboración de una política de viajes de negocios requiere mucha organización y tiempo para analizar adecuadamente cada situación, prever diversos escenarios y tomar las decisiones correctas. Aunque la magnitud de la tarea puede ser desalentadora, es importante darse cuenta de que es una verdadera inversión que aportará a la empresa:

• Una relación más tranquila y cordial con los empleados.
• Un auténtico ahorro de tiempo en el día a día.
• Una mejor organización.
• Una importante fuente de ahorro.

Para redactar una buena política de viajes empresariales, será necesario guiarse por seis aspectos fundamentales:

• Definir los objetivos de la política de viajes de negocios.
• Ofrecer cierta flexibilidad para los empleados en sus desplazamientos.
• Priorizar las necesidades de la empresa.
• Dar a conocer la política de viajes a todos los componentes de la empresa.
• Definir un presupuesto adaptado según el desplazamiento.
• Proponer herramientas útiles para las reservas de transporte, alojamiento, etc.

Una oportunidad para digitalizar la gestión de las notas de gastos

La política de viajes de empresa permite definir claramente quién viaja, cuándo, en qué condiciones y por qué importe. Más que un contrato, es una valiosa fuente de información para ayudar a gestionar mejor las notas de gastos generadas durante los desplazamientos de los empleados, lo que permitirá reunir y procesar los gastos deducibles con mayor facilidad.

Por lo tanto, es totalmente conveniente aprovechar esta oportunidad para digitalizar la gestión de las notas de gastos, especialmente porque este proceso también es beneficioso para los empleados (ahorro de tiempo, tranquilidad, simplicidad, seguimiento en tiempo real, etc.).

La digitalización de la gestión de las notas de gastos no solo tiene un impacto inmediato en los viajes de negocios, sino que también es una forma eficaz de crear un auténtico referente que ayudará en el día a día a todos los componentes de la empresa.

Establecer una política de viajes de negocios requiere organización, análisis y tiempo. Pero una vez establecida, tendremos una base clara y práctica para todos los viajes de negocios de la empresa. De esta forma, se optimiza toda la cadena del proceso: mejor organización, empleados satisfechos, reducción de costes y ahorro de tiempo.