Las empresas y negocios actuales deben apostar por la implementación de las nuevas tecnologías para mantener su posición en el mercado actual. Aquellas que no logren adaptarse a los nuevos modelos tecnológicos, van a verse superadas por la competencia y no podrán lograr los objetivos propuestos. 

Uno de los sistemas tecnológicos que están implantando muchas empresas en la actualidad es el de la centralita virtual. Este sistema avanzado de telefonía en internet permite que las empresas puedan gestionar desde un panel online todas las llamadas. La mejor manera, sin duda, de dirigir las comunicaciones a las diferentes extensiones de cada departamento o sector. 

El funcionamiento de una centralita virtual

El funcionamiento de las centralitas virtuales es muy sencillo. Consiste en un software que se halla alojado en un servidor controlado por un operador. La principal característica es que es capaz de transformar las llamadas en paquetes de datos que se transmiten por internet hasta el receptor que los decodifica. 

Con este funcionamiento se consigue sobre todo reducir notablemente el coste de la llamada y todos los servicios asociados a la misma, véanse los desvíos de llamada, las extensiones, los menús de bienvenida, el servicio de grabación de llamadas, etc. Pero, a su vez, elimina la necesidad de contratar una línea telefónica para cada usuario de la empresa. 

Al mismo tiempo, cada operario, ya sea desde la propia oficina, desde el móvil, en casa o en cualquier otro lugar, puede conectarse a la centralita virtual solo con estar en posesión de un dispositivo con conexión a internet. No en vano, todas las llamadas de la empresa pasan primero por la centralita virtual para después dirigirse a cada uno de los diferentes destinos. 

Esto posibilita tener conectados al mismo tiempo todos los departamentos y sectores de la empresa, independientemente de si estos se encuentran en un mismo espacio físico o incluso en otro país. El sistema telefónico dispone de números locales que son los que utilizará la empresa para que el coste no sea elevado. 

Otro de los aspectos que hay que destacar en una centralita virtual es el hecho de poder bloquear las llamadas salientes de un número concreto de extensiones para que la centralita solo pueda recibirlas. 

Diferencias entre una centralita física y una centralita virtual

Antes de decidirnos a implementar en la empresa un software call center para la centralita virtual, hay que señalar las diferencias que se observan entre este sistema y el de las centralitas físicas convencionales. Porque no solo se trata de conseguir un mayor abaratamiento en los costes, sino que hay mucho más. 

Una centralita virtual nos permite incrementar y reducir el número de usuarios siempre que lo necesitemos y de la forma más rápida y sencilla. Con las centralitas físicas, en cambio, no es así, ya que estas tienen una capacidad de líneas y extensiones determinada en función de las licencias que se hayan comprado o contratado. 

Por otro lado, hay que volver a reiterar en la posibilidad de disponer de una múltiple localización con las centralitas virtuales. Algo que resulta muy beneficioso para aquellas empresas que tengan varias sedes, ya que la centralita virtual unifica y simplifica todo el proceso para que salga mucho más barato. 

A todo esto, es muy importante destacar el componente de seguridad que ofrecen las centralitas virtuales. Las medidas de seguridad que disponemos al alojar toda la información en la nube están mucho más avanzadas que los sistemas de comunicación de las centralitas físicas convencionales. 

Además, las centralitas virtuales están en constante actualización. Los softwares que integran estos sistemas se modernizan de forma automática, algo que no sucede precisamente con las centralitas físicas. Sin ir más lejos, estas últimas se quedan obsoletas con mucha más rapidez y requieren de un mayor gasto a la hora de añadir actualizaciones. 

Es muy importante remarcar que la centralita virtual aúna todos los servicios en un mismo proveedor. Es muy probable que este proveedor sea también el que se encargue del mantenimiento y el soporte técnico. Las centralitas físicas quizás requieran de muchas más soluciones y tengamos que trabajar con varias empresas suministradoras. 

En definitiva, se puede decir que la centralita virtual es un sistema que nos va a permitir tener una mayor movilidad. Vamos a poder hacer y recibir llamadas independientemente del lugar en el que nos encontremos. La eficiencia que se gana al respecto es máxima, por lo que la atención al cliente está más que garantizada. 

Una centralita virtual logra que la empresa obtenga una imagen más profesional. La mejora de la imagen corporativa es manifiesta , ya que siempre se le podrá dar una respuesta y una atención inmediata a las exigencias de los clientes. Y todo ello siempre con un control total de la atención telefónica. 

Ni que decir tiene que el paso de una centralita física a una virtual es algo que todas las empresas y negocios actuales deberían realizar de manera obligatoria.