Las vacaciones de verano tienen un hueco especial en la planificación de las campañas de email marketing. Según el tipo de negocio, pueden ser épocas de mucho trabajo, pero cuando ocurre todo lo contrario, la pregunta clave es si conviene seguir haciendo envíos. Según indican los expertos de la plataforma de email marketing Acrelia, mantener al cliente informado es importante y por eso es recomendable planificar muy bien la estrategia de “cerrado por vacaciones”.

Antes, avisar del cierre

Quizá en una empresa se hacen turnos en la oficina para seguir aceptando pedidos o se conecta el contestador porque toda la plantilla se va de vacaciones y no queda nadie disponible. Hay muchas posibilidades en la escala entre mantener abierto todo el verano y cerrar por completo. Sea cual sea la decisión corporativa, hay que notificarla al cliente para que sepa cómo le afecta, si es que lo hace.

Añadir avisos en los envíos previos: desde Acrelia recomiendan un bloque de texto o una imagen que explique fechas, horarios y condiciones durante las vacaciones de verano. Si se cierra en agosto, se puede incluir un primer aviso en junio por si alguien deja de leer la de julio porque ya esté de vacaciones.

Programar una newsletter como aviso: si se envía una newsletter todos los meses, se puede dejar programada una en la que se explique que el equipo está de vacaciones, deseando un feliz descanso al estilo de las comunicaciones de época navideña. Así no se pierde el ritmo de envíos, algo muy recomendable para empresas de servicios con oficinas físicas.

Planificar una campaña expresamente para informar de los cambios: esta opción es la más directa y la más apropiada para tiendas online o negocios en los que se prevé que puedan seguir llegando algunos pedidos. Las empresas B2B son en cambio, las que menos probabilidad tienen de que esto ocurra porque suelen conocer las vacaciones propias del sector de antemano.

TIP EXTRA: un truco que ayudará a optimizar los envíos de “cerrados por vacaciones” es revisar las respuestas de “fuera de la oficina” de veranos anteriores para saber cuándo se toman vacaciones los suscriptores.

Campañas de «cerrado por vacaciones»

En cuentas personales, es normal utilizar respuestas automáticas, y más o menos la misma información debería estar en el mensaje corporativo que recibirán quienes se registren, compren o contacten a la dirección de envío de la newsletter mientras la empresa esté oficialmente cerrada por vacaciones.

Periodo de tiempo: tanto en el asunto como en el interior, debe quedar claro la franja de días o semanas que se ven afectados por el parón veraniego.

Tranquilizar al usuario: explicar que un pedido o mensaje ha llegado bien, que no se ha perdido ningún pago, pero que se va a gestionar más tarde.

Siguientes pasos: por lo general, no ha de hacer nada, pero se puede avisar si puede comprobar en su zona de usuario la información o su pedido.

Urgencias: si hay un número de contacto para casos especiales, hay que indicar los supuestos en los que debería usarse para no colapsarlo innecesariamente.

Agradecimiento: aunque se haya avisado, no todos los suscriptores sabrán que se está cerrado por vacaciones. Por eso, hay que dar las gracias por comprender que el equipo merece un descanso.

TIP EXTRA: Antes de irse, los expertos de Acrelia recomiendan comprobar que estos mensajes automáticos funcionan.

Después, abrir con precaución

En los tres meses que dura el verano, hay empresas que hacen jornadas intensivas antes de cerrar y volver a recuperar la normalidad de los horarios. Hay que ajustar los envíos teniendo en cuenta que tampoco todos vuelven a la vez.

¿Cuándo es momento de recuperar el ritmo? Con la vuelta al cole, es decir, en septiembre. Además, cada comunidad empieza en un día diferente, así que lo mejor es plantear mediados de mes como fecha ideal para hacer un envío como los de antes de verano.

Mientras, se pueden hacer campañas más informativas que comerciales, solo para recordar a los suscriptores que se ha vuelto a abrir, atendiendo solicitudes veraniegas y dispuestos a recibir nuevas peticiones o contactos.