“No es posible gestionar lo que no se puede medir”.

Esta frase de William Hewlett. uno de los fundadores de HP, nos parece muy obvia pero la verdad es que muchas empresas hoy en día se enfrentan a un entorno inestable sin “gestionar”, osea sin tener bien claro cuales son los KPI‘s de su negocio. Si no conoces tu negocio.. o si peor aun.. piensas conocerlo y la información es incoherente, deficitaria o no estructurada, realmente estás perdiendo tu ventaja competitiva y ademas vas a estar en un mercado donde es muy probable que los competidores “más listos” tengan incluso información sobre tu propria empresa que tu no tenga o que tu no estas explotando.

Ya no es una cuestión de recursos, porque las Plataformas BI tienen diferentes soluciones para todo los bolsillos, el problema es la cultura de la información que la empresa mucha veces no se tiene.

Entorno inestable

Es sobre todo ahora cuando hay una necesidad aún mayor de conocer el alcance de los principales indicadores del negocio. Una correcta gestión implica identificar los indicadores para luego tener la posibilidad de analizar rápidamente los puntos críticos, establecer tendencias, así como poder determinar relaciones causa-efecto ante el cambio en determinadas medidas. La respuesta es el establecimiento de los denominados sistemas de Business Intelligence (BI) y el uso del potencial actual de las herramientas TIC. Estas herramientas permiten un tratamiento cada vez más rápido, complejo e inmediato de los datos, de la información y, en definitiva, del conocimiento.

Inteligencia de Negocio es “saber”

Según una definición de Gatner Group (entidad histórica que es referencia en los sectores del software aplicado). La inteligencia de negocio es “la transformación de los datos de la compañía en conocimiento, para obtener una ventaja competitiva”. Siendo más pragmáticos, podemos decir que la Business Intelligence es el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que

permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información

no estructurada (sea esta interna o externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLAP…) o para su análisis y conversión en conocimiento que dé soporte a la toma de decisiones.

Una solución integral BI se compone diferentes fases:

Fase 1: Diseño conceptual de los sistemas

Para resolver el diseño de un modelo BI tenemos que hacernos unas preguntas básicas: ¿Cuál es la

información para la toma de decisiones? ¿Cuál es el formato y la composición

de los datos a explotar? ¿De dónde vienen estos datos y cuál su disponibilidad y su periodicidad?

En realidad el diseño conceptual tiene diferentes momentos en el desarrollo de una plataforma BI: en la fase de construcción del Data Warehouse y los Datamarts vendrán antes de los aspectos de estructuración de la información según potenciales criterios de explotación.

En la fase de implantación de herramientas de soporte a la alta dirección se desarrolla el análisis de criterios directivos: propósito, objetivos estratégicos, objetivos operativos, factores de seguimiento, indicadores clave de gestión (KPI). En pocas palabras conocer la información para el qué, cómo, cuándo, dónde y para qué. Si por ejemplo nuestro propósito es “ser la empresa puntera de la zona de Albacete” quizá pueda ser útil saber que estamos perdiendo clientes de estas zona, también puede ser útil saber que nos vienen muchos pedidos de Toledo. Seguramente en alguna grande tienda os habrán preguntado al la hora de pagar sin factura el código postal de proveniencia, ya podéis imaginar porque.

Fase 2 – Construcción y alimentación del Data Warehouse y Datamarts.

Utilizando la definición de Wikipedia: “En el contexto de la informática, un almacén de datos (del inglés data warehouse) es una colección de datos orientada a un determinado ámbito (empresa, organización, etc.), integrado, no volátil y variable en el tiempo, que ayuda a la toma de decisiones en la entidad en la que se utiliza.”

Un Data Warehouse es una base de datos corporativa que replica los datos transaccionales una vez seleccionados, depurados y especialmente estructurados para actividades de query y reporting.

Siempre ayudandonos con Wikipedia un Data Mart es: “Los Data marts son subconjuntos de datos de un data warehouse para áreas especificas. Entre las características de un data mart destacan: Usuarios limitados, Área especifica, Tiene un propósito especifico, Tiene una función de apoyo.”

Podemos definir un Datamart como una base de datos especializada, departamental, orientada a satisfacer las necesidades específicas de un grupo de usuarios.

El punto más critico

No saber diseñar y estructurar convenientemente y desde un punto de vista corporativo el Data Warehouse y los Datamarts es el “peor cataclismo” que puede caer en un proyecto de BI.

Algunos departamento pueden defender la propriedad de los datos. Si no hay bien claro que los datos son propriedad de la empresa y no de los departamentos va a ser difícil montar cualquier proyecto BI que descansan en una visión horizontal y trasversal de la empresa. En caso contrario, pueden originarse situaciones no deseadas y caracterizadas generalmente por la in-eficiencia y la falta de calidad en la información .

Herramientas de explotación de la información

Podemos decir que esta es el área donde más avances se han producido en los últimos años. Sin embargo, la proliferación de soluciones complejas y su aplicación no siempre tan sencilla ha generado, en ocasiones, una situación de desánimo en las organizaciones respecto a los beneficios de estas soluciones. Vamos a ver ahora los modelos y funcionalidades básicas de estas herramientas:

Query & reporting. Son herramientas para la elaboración de informes y listados. Pueden actuar tanto en detalle como sobre información agregada, a partir de la información de los Data Warehouses y Datamarts. No necesariamente se trata de crear “papeles” sino de generar una cultura de análisis dinámicas de los datos. Los grande proyectos de BI suelen estar orientados a la formación de sus directivos en la explotación directa de los datos. Hay herramientas muy sencillas donde el usuario se sienta delante de su ordenador y empieza a jugar con los datos y generar análisis. Análisis que puede compartir con los miembros de la organización, creando presentaciones y videos.

Cuadro de mando analítico (EIS tradicionales). Elaboración, a partir de Datamarts, de informes resumen e indicadores clave para la gestión (KPI) que permitan a los gestores de la empresa analizar los resultados de la misma de forma rápida y eficaz. Se trata en realidad de una herramienta de query orientada a la obtención y presentación de indicadores para la dirección (frente a la obtención de informes y listados). Es posible generar “centinelas” que nos vayan avisando (por mail, en un popup o en el móvil) cuando se alcanza un determinado dato o cuando se presenta una determinada situación que puede ser critica (Ejemplo. Avisame cuando la venta de vendedor x bajan de un 20%).

Cuadro de mando integral o estratégico (Balanced Scorecard). Este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de referencia para todo proceso de gestión interno. Con él, los diferentes niveles de dirección y gestión de la organización disponen de una visión de la estrategia de la empresa traducida en un conjunto de objetivos, iniciativas de actuación e indicadores de evolución. Para ello es necesario fomentar una cultura innovadora donde se premia la visión trasveral de la empresa y de las informaciones.

OLAP (on-line analytical processing). Herramientas que manejan bases de datos relacionales, proporcionando un acceso multidimensional a los datos, capacidades intensivas de cálculo y técnicas de indexación especializadas. Permiten a los usuarios trocear sus datos, planteando queries sobre diferentes atributos o ejes. Utilizan un servidor intermedio para almacenar los datos multidimensionales precalculados, de forma que la explotación sea rápida.

No será necesario analizar todos los datos relacionales sino solo parte de ellos. La generación de los cubos requiere tiempo y recursos así que es posible hacer esta operación de forma diaria (casi siempre nocturna) de esta forma la análisis no es en tiempo real sino en tiempo diferido.

Data Mining (minería de datos). Son auténticas herramientas de extracción de conocimiento útil, a partir de la información contenida en las bases de datos de cualquier empresa. El objetivo que se persigue es descubrir patrones ocultos, tendencias y correlaciones, y presentar esta información de forma sencilla y accesible a los usuarios finales para solucionar, prever y simular problemas del negocio. El Data Mining incorpora la utilización de tecnologías basadas en redes neuronales, árboles de decisión, reglas de inducción, análisis de series temporales y visualización de datos.

Targit una solución eficaz y de implementación muy rápida

Targit es un producto Danes muy reconocido y con más de 600.000 usuarios en el mundo. En el mudo de las soluciones BI existen muchas plataformas propietarias y muchas en Open Source, mientras que la primeras se han afianzado en determinados entornos (Oracle, Sap, IBM) la segundas tienen grandes potenciales pero necesitan un desarrollo importantes. En el medio podemos encontrar Targit que tiene indudable ventajas: antes de todo es una solución que engloba todo, es posible en un único client hacer análisis, reporting, dashboards, etc, en segundo lugar se apoya en los cubos de Analisis Services de Microsoft SQL)de esta forma donde hay un Data warehouse SQL o un relacional compatible. Targit puede funcionar desde el primer momento.

Targit Ademas presenta unas herramienta llamada BI Accelerators que permiten construir cubos Olap compatibles con Analisis Services directamente de diferentes ERP en Comercio como Dynamics Navision, Axapta y CRM o Sap Business One.

La tecnología: Analisis Services de SQL

Microsoft Analisis Services es parte de Microsoft SQL Server, un sistema de gestión de base de datos. Microsoft ha incluido una serie de servicios de SQL Server relacionadas con la inteligencia de negocios y data warehousing. Estos servicios incluyen servicios de integración y Analysis Services. Analysis Services incluye un conjunto de capacidades OLAP y de minería de datos.

Un único client

En vez de tener diferentes modulos separado cado uno de ellos con su filosofía, su forma de representar los datos en Targit han pensado de construir un unico client que pueda abarcar todo lo que un buen manejo de Business Inteligence supone. Targit permite:

Targit permite:

Análisis. Con unos pocos clics, los usuarios pueden crear y navegar de forma intuitiva en los análisis más avanzados. Todos los objetos de un análisis están interrelacionados de forma dinámica y, con un solo clic sobre la dimensión de un objeto, esta dimensión se adaptará como criterio a otros objetos del análisis. Además, se añaden explicaciones detalladas.

Informes y Report. Se pueden crear todo tipo de informes en un momento. También puede distribuir los informes libremente atravesando barreras lingüísticas y obstáculos físicos, por ejemplo vía email o por sitios web.

Dashboards inteligentes. Los dashboards y scorecards (cuadros de mando) proporcionan una visión general del rendimiento de la empresa mediante indicadores de inteligencia integrados. Puede identificar rápidamente los mayores problemas y oportunidades de su empresa.

Metamorphing. El ‘motor’ patentado de la solución TARGIT recuerda sus preferencias a la hora de presentar sus datos. La tecnología elige automáticamente la configuración que usted prefiere, y por tanto le ahorra clics.

Hyper Related OLAP. Sus análisis, informes o dashboards no tiene por qué ser estáticos. Un solo clic sobre cualquier cifra muestra un análisis detallado y le permite examinar más detenidamente los resultados.

Centinelas. Los centinelas son reglas predictivas que le permitirán recibir avisos anticipados. Con los Centinelas puede expandir los horizontes de sus agentes de notificación y puede por tanto reaccionar más rápidamente si el entorno alrededor de su empresa cambia.

Storyboards. Una serie de análisis en tiempo real pueden publicarse como vídeo, slide show o podcast. Distribuya los datos en una gran pantalla e inspire a todo el mundo para actuar en consonancia con los objetivos de la empresa.

Multi idiomas. Siempre puede elegir visualizar los análisis en su propio idioma, independientemente del idioma utilizado cuando se creó el análisis original. Actualmente dispone de TARGIT en 16 idiomas, y pronto se incluirán más.

Alertas de Agentes Inteligentes. La solución incorpora una gran variedad de agentes inteligentes. Ayudan a asegurar que la empresa pueda reaccionar rápidamente a los cambios del mercado. Por ejemplo, el sistema le enviará de forma automática un e-mail cuando se alcancen o dejen de alcanzarse ciertos objetivos o cifras.

Client Web. Con la licencia web puede acceder a los datos, informes y análisis de la empresa desde cualquier lugar del mundo. Puede crear análisis y trabajar con total seguridad de los datos en tiempo real.

Información de TARGIT en su escritorio. Los dashboards inteligentes y los análisis se integran en su escritorio de Windows. Tendrá acceso a la información de TARGIT – antes de que TARGIT Suite se haya iniciado – y podrá reaccionar rápidamente ante desviaciones críticas. Puede obtener importantes insights de negocio en el momento justo directamente en su iPhone o iPad con el TARGIT iTop, que es una App en el escritorio cliente.

Búsqueda inteligente. Conozca mejor el contexto de cualquier análisis activo. Un solo clic combina los datos de análisis estructurados con los datos desestructurados de sus e-mails y otros documentos. La Búsqueda Inteligente es una característica pionera, ¡nunca antes vista en la historia de la BI!

Simulación What-If (Análisis Predictivas). Con un solo clic puede averiguar cómo cambiarán sus cifras si la facturación aumenta o disminuye a nivel local o global. La Simulación What-If funciona fundamentalmente como drill-down, y utiliza la información que usted ya ha incluido en el sistema.

Targit es la solución ideal para la mediana empresa ya que su instalación no implica grande tiempo de implementación. Su capacidad de relacionarse directamente con los mejores ERP del mercado le permite implantaciones rápidas y eficaces.

¿Donde comprar Targit?

Aitana es una de las empresas partner de Targit en España. Aitana es una compañía española de consultoría tecnológica integral enfocada a la mediana empresa. Después de más de 25 años de vida, tiene una cartera activa de más de 500 clientes, 4 oficinas en España y 150 empleados. Más allá del proceso comercial, Aitana da especial énfasis a la calidad de sus servicios, al mantenimiento y servicio de atención al cliente.

La compañía se ha convertido en el punto de referencia en cuanto a soluciones Microsoft Dynamics y sus verticalizaciones adaptadas a muchos sectores. Además, dispone de soluciones para Recursos Humanos y Nóminas; Portales y Colaboración; Infraestructuras; y Business Intelligence. Aitana ha alcanzado el más alto reconocimiento de Microsoftpor el excepcional compromiso con sus clientes, entrando así a formar parte del President’s Club de Microsoft Dynamics, que distingue a los principales partners de Microsoft: un 5% del total mundial.

* Michele Iurillo es consultor de Estrategia en Synergo! Y Country Manager de Targit España