Estamos hoy en compañía de Juan Emilio Álvarez Rodríguez fundador y director Gerente de Albatian Consulting, empresa especializada en la aportación de Soluciones Empresariales basadas en la Estrategia y Gestión por Procesos (BPM), así como en I+ D+ i y Tecnologías de la Información. Albatian está introduciendo un nuevo producto en España llamado Apia BPMS que va a integrar la oferta de estas plataformas tan esenciales para las empresas valencianas.

Juan Emilio colabora con diferentes organismos oficiales y entidades privadas como coaching en BPM. Cuenta con una dilatada experiencia con empresas de todo tipo y con toda clase de procesos de negocio. Profesional con amplia experiencia en prestar servicios integrales a sus clientes con el objetivo de ayudarles en la adopción de estrategias de crecimiento acordes con las exigencias organizativas y tecnológicas que demandan los nuevos escenarios económicos globales y a mejorar sus procesos productivos potenciando su competitividad.

Muy buenas Emilio… explícanos en dos palabras que es BPMS

Cómo me pides que te lo explique en dos palabras, diré que BPMS engloba dos conceptos fundamentales: negocio y tecnología. Por lo tanto, para cada uno de estos conceptos cabría una explicación:

Atendiendo al concepto de “Negocio”, podría indicar que BPMS es la práctica de gestión empresarial dirigida a la mejora de la eficiencia operacional de la compañía.

Atendiendo al concepto de “Tecnología”, diría que es, el software que ayuda a la empresa a implementar el modelo de gestión y es una ayuda para la monitorización y control del negocio.

Si unimos ambos conceptos e intentamos dar una explicación global, podríamos concluir que BPMS (Business Process Management Suite), es un conjunto de metodologías y soluciones tecnológicas para el análisis, definición, gestión, automatización y control/monitorización de los procesos de negocio que busca la excelencia operacional del negocio.

¿Desde cuantos años te ocupas de los procesos dentro de las empresas?

Mi trayectoria profesional desde el año 90, ha estado siempre muy ligada al mundo del proceso dentro de departamentos de tecnología (yo soy informático), en diferentes empresas y sectores, con resultados muy satisfactorios.

En los años 90, descubrí el enfoque y algunas técnicas de procesos que consideré muy interesantes para aplicar en las empresas y en concreto desde los departamentos de TIC para la realización de los análisis de los sistemas informáticos que teníamos que aplicar. Esto me llevo a ir profundizando paulatinamente en el estudio de diferentes metodologías, Six Sigma, Lean, etc., y entre todas ellas y la experiencia que iba adquiriendo me llevo a aplicar estas técnicas en el análisis de los sistemas de información a implantar, y enfocando siempre hacia la necesidad del cliente (interno o externo).

Las técnicas utilizadas desde entonces las hemos ido refinando poco a poco hasta llegar a contar con una metodología propia, fruto de la experiencia de los proyectos mencionados y de las principales metodologías y técnicas del mercado. En todos ellos los resultados han sido sumamente satisfactorios, ya que al tener la visión global y transversal siempre ha permitido una serie de sinergias y ahorros de coste muy importantes en los proyectos en los que la hemos aplicado.

A principios del 2000, empezó de manera incipiente en España la tendencia de los BPMS en la línea que los conocemos actualmente. Desde entonces, he participado en foros, he impartido formación y coaching en múltiples empresas de diferentes sectores, he desarrollado proyectos de procesos desde el punto de vista de la eficiencia y eficacia, sin necesidad de herramientas y otros cubriendo todo el ciclo de vida, desde la definición y reingeniería del proceso pasando por su automatización y control. En el 2007 constituimos Albatian Consulting, con el fin de convertirnos en referente en el mundo de BPM y lo que nos llevó a firmar la alianza estratégica en el 2010 con Statum fabricante de APIA BPMS, convirtiéndonos en distribuidor exclusivo para la península Ibérica de dicha solución.

¿Cualquier empresa tiene identificar sus procesos o solo las grandes?

BPM es importante para la empresa ya que, permite controlar de forma ágil y flexible los procesos de negocio, contribuye a identificar oportunidades de mejora, y a reducir costes operativos, y permite transformar en oportunidades de negocio los cambios del mercado.

La gestión por procesos, permite que las organizaciones se estructuren internamente en base a las necesidades funcionales que plantean los clientes y cuyo desarrollo integral atraviesa transversalmente toda la compañía. Este enfoque permite focalizar la mejora de las compañías en procesos concretos de la organización.

Si partimos de la premisa que toda empresa (pequeña o grande) su razón de ser es aportar unos servicios o productos con valor, a sus clientes o accionistas, cuanto mejor tenga definidos sus procesos y más eficientes sean, mayor valor agregado podrán aportarles. Por lo tanto, si considero que toda empresa debería hacer el ejercicio de al menos empezar a revisar y analizar su negocio, desde esta perspectiva.

Si las empresas hicieran este ejercicio, se sorprenderían de la cantidad de cosas que se podrían mejorar y el ahorro de costes que se puede llegar a identificar simplemente por analizar la operativa.

¿Como podemos fomentar la cultura de BPM en España y más concretamente en la comunidad Valenciana?

La cultura de BPM, tiene que capilarizar en todos los estamentos de la empresa y debe contar con patrocinadores internos convencidos. Para conseguir esta capilarización es importante fomentar la divulgación y formación en las técnicas, metodologías y herramientas necesarias para abordar este nuevo cambio de paradigma.

En la misma línea, es importante también concienciar de la importancia de cambiar ciertas reglas de gobierno dentro de la compañía, tenemos que tener en cuenta que la gestión de procesos, esta enfocada a la función (transversal) y las organizaciones tradicionalmente estamos organizados a dar respuestas a áreas o problemas muy concretos. En estas nuevas reglas, aparecen nuevos roles importantísimos, como es la figura del Sponsor o Patrocinador, el analista de procesos, el analista funcional y el analista técnico. Esto no significa que haya que contratar estos perfiles, sino que se pueden apoyar en primera instancia con personal externo que vaya al mismo tiempo capacitando al personal interno y desarrollando el análisis e implementación de los procesos.

La gestión de procesos, permite abordar los cambios de manera estructurada, rápida y flexible. No se trata de proyectos faraónicos, que impacten en toda la organización y que obliguen a una finalización total para su puesta en producción, que es lo que pasa con los sistemas tradicionales. Estamos en un mundo de cambios rápidos y tenemos que ser capaces de reaccionar y posicionar nuestros negocios con la misma rapidez, si queremos ganar en competitividad. Tenemos que identificar lo importante y ponerlo en producción rápidamente. Posteriormente y con una metodología de gestión de la mejora, podemos ir haciendo mejoras sucesivas sobre estos procesos.

Es importante fomentar la importancia de:

• Entender la compañía como el conjunto de su misión, visión y valores, así como de sus competencias clave y sus procesos.

• Diseñar e implantar un sistema de control y medición (Cuadros de mando) vinculado a los procesos.

• Diseñar un mapa de procesos vinculado a los indicadores.

• Configurar la organización, integrando roles, procesos y tecnología.

Hablamos de la propuesta de Valor de Apia…

¿De que forma Apia BPMS se integra en un sistema existente de ERP?

Antes de dar respuesta a tu pregunta, considero oportuno explicar o definir que es APIA BPMS.

Apia es una poderosa herramienta BPMS, que resuelve problemas de definición, ejecución, monitoreo y gerenciamiento de procesos de negocio internos a las organizaciones o relacionados con su entorno. Actualmente, Apia atiende diferentes sectores de la economía, entre los que se encuentran Energía, Finanzas, Gobierno, Industria y Telecomunicaciones, entre otros. En estas áreas Apia automatiza los procesos de abastecimiento, atención de reclamos, comercialización de productos, aprobación de solicitudes, aprovisionamiento de servicios contratados y tratamiento de fraudes.

Uno de los puntos más fuertes de Apia es su capacidad de acortar el «time to market» en proyectos de implementación de procesos y esto la convierte en una herramienta diferente y atractiva. Son muy frecuentes los casos de proyectos llevados adelante en algunas semanas o pocos meses.

Respondiendo a tu pregunta y sin entrar en términos técnicos, indicar que los ERP´S están en líneas generales enfocados al dato y no a la función. Pongo un ejemplo, la gestión de compras, normalmente en los ERP´S, llevamos la solicitud, el pedido, los albaranes y las facturas, pero hay muchas tareas realizadas en las organizaciones relativas a la gestión de compras, que o se llevan por otros sistemas, por ejemplo CRM, o manualmente.

Permite integrar a personas funcionales y técnicas en el mismo proceso de construcción. La integración con los sistemas de gestión se haría a través de Servicios Web y ante cualquier ERP.

Si pensamos en esta integración durante un minuto nos podríamos dar cuenta de las múltiples ventajas que conlleva y de las que me permito evidenciar algunas:

1. Una única usabilidad, ya que todo se homogeneíza a través del proceso. Esto es muy importante ya que tanto si cambia el proceso como si cambiamos los sistemas, nos focalizamos sólo en la definición del proceso y en la parte de integración.

2. Un mayor control y trazabilidad de la información. En todo momento sabemos en que punto del proceso nos encontramos y quién tiene la actividad. Esto permite dar una respuesta mucho más rápida y efectiva a nuestros clientes. Ejemplo procesos de quejas y reclamaciones, reducción coste operativo, consolidación financiera

3. En aquellas empresas que estén sujetas a una regulación o grado de cumplimiento de Gestión de Riesgos (operacional o de cumplimiento), les permitirá articular estos de manera más rápida y flexible, teniendo todo integrado a través del proceso y sobre todo con la posibilidad de auditarlo en tiempo real.

4. En las fusiones y adquisiciones en las que lo primero que se suele analizar es la homogeneización de las operativas (procesos) y luego la integración de los sistemas. Este hecho es crucial. Que ganamos con esto, ambas empresas empiezan a trabajar de manera homogénea con independencia de los sistemas que estén por detrás, posteriormente se podrán integrar los sistemas. Los tiempos y costes de transición se reducen sustancialmente, sin minusvalorar, el control que se adquiere.

¿Cuanto cuesta su licenciamiento y cuanto cuesta arrancar un proyecto BPMS en término de tiempo?

 APIA bajo una misma licencia y sin necesidad de integrar productos de terceros es el único producto «out of the box» que combina:

• Business Intelligence, modelos analíticos, monitores, widgets, trabajo colaborativo, reportes transaccionales gráficos y tabulares

• gestión documental y manejo de firma digital según estándares internacionales

• seguridad y privacidad a través de perfiles con vistas y permisos diferenciados

• workflow con modelado gráfico y gestión de procesos en forma declarativa

• concebido bajo estándares J2EE

Las ventajas de esta característica es que Apia ya viene listo para usar y no hay que invertir tiempo y dinero en otros productos y en su integración. Es una herramienta totalmente Web, capaz de adaptarse a cualquier organización y sistemas existentes, fácilmente escalable, que sigue los estándares más importantes de la industria y ofrece una mesa de servicios basado en las mejores prácticas de ITIL.

Apia permite el licenciamiento en dos modos: adquisición y SaaS

• El coste de licenciamiento en modo adquisición, es muy reducido y sólo tiene el coste de las licencias de usuarios, que son de dos tipos: usuarios nominales + usuarios concurrentes.

  • El usuario nominal es todo aquel que vaya a interactuar con el sistema en algún momento, es decir, está dado de alta. El coste del usuario nominal es de 40€.

  • El usuario concurrente, es el número de usuarios nominales que pueden estar trabajando simultáneamente. Por lo tanto es un subconjunto del nominal. El coste del usuario concurrente es de 400€.

• El licenciamiento en modo Saas se estudia con el cliente.

Arrancar un proyecto un BPMS en Apia es rápido y su puesta en producción igual, todo depende del grado de madurez de la empresa en definir el proceso y de la envergadura del mismo. Cómo decía anteriormente, podemos estar en condiciones de arrancar un proceso entre uno y tres meses.

Gracias por tu tiempo y tienes este espacio para añadir lo que haga falta para poder complementar la información para nuestros lectores.

Gracias a vosotros. Cualquier lector que quiera profundizar el BPMS y participar en una demo gratuita de APIA solo tiene que pulsar aquí.